Privacyverklaring

Versie: 14 september 2026

KozijnSync gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarvoor we deze gebruiken, met wie we deze delen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor bezoekers van kozijnsync.nl, aanvragers van een gratis leadcheck, zakelijke contactpersonen en klanten van KozijnSync.

1. Wie is verantwoordelijk?

DYAC, handelend onder de naam KozijnSync, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven.

2. Welke gegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van je bezoek, aanvraag of samenwerking met KozijnSync. Het kan gaan om:

• Naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
• Informatie die je verstrekt voor een gratis leadcheck, zoals je website, werkgebied, diensten en wensen.
• Berichten, zakelijke correspondentie, gespreksnotities en afspraken.
• Gegevens voor offertes, overeenkomsten en het uitvoeren van onze dienstverlening.
• Factuuradres, factuurgegevens en betaalgegevens.
• Technische gegevens die nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website, zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina.
• Na toestemming voor statistieken: gegevens over websitegebruik, zoals bezochte pagina’s, verkeersbron, apparaattype en interacties.
• Cookievoorkeuren en informatie waarmee je toestemmingskeuze wordt vastgelegd.

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een formulier, e-mail of gesprek. Technische bezoekgegevens ontvangen we via je browser.

Stuur via onze formulieren geen gevoelige gegevens, zoals medische informatie, een identiteitsbewijs of een burgerservicenummer.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

Contact en gratis leadcheck
We gebruiken je gegevens om vragen te beantwoorden, een aangevraagde leadcheck uit te voeren en de uitkomsten met je te bespreken.

Wanneer je zelf een mogelijke contractspartij bent, verwerken we daarvoor noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst. Voor algemene vragen en contact met vertegenwoordigers van bedrijven baseren we ons op ons gerechtvaardigde belang om zakelijke communicatie te voeren.

Offertes en dienstverlening
We verwerken gegevens om offertes op te stellen, afspraken vast te leggen, werkzaamheden uit te voeren en contact te onderhouden over een samenwerking.

De grondslag is uitvoering van de overeenkomst als jij zelf contractspartij bent. Gegevens van contactpersonen van zakelijke klanten verwerken we op basis van ons gerechtvaardigde belang bij het uitvoeren en beheren van die zakelijke relatie.

Administratie
We verwerken factuur- en betaalgegevens voor onze administratie en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale verplichtingen.

Beveiliging en technisch beheer
We verwerken noodzakelijke technische gegevens om de website beschikbaar te houden en storingen, misbruik of ongeautoriseerde toegang te onderzoeken en te voorkomen. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige website en dienstverlening.

Websitestatistieken
Met jouw toestemming meten we het gebruik van onze website. Daarmee beoordelen we welke pagina’s en aanvraagroutes bezoekers gebruiken en hoe we deze kunnen verbeteren.

Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang wegen we ons belang af tegen jouw privacybelangen. Je kunt tegen deze verwerking bezwaar maken.

4. Cookies en websiteanalyse

We gebruiken Complianz om cookievoorkeuren te beheren. Noodzakelijke cookies ondersteunen het functioneren van de website en het onthouden van je keuze.

Voor websiteanalyse gebruiken we Google Analytics 4. Google Tag Manager wordt gebruikt om de meetcodes te beheren. Met deze hulpmiddelen meten we bijvoorbeeld paginaweergaven, verkeersbronnen en succesvol verzonden aanvragen.

De inrichting is gericht op het laden van Google Tag Manager en Google Analytics nadat je toestemming hebt gegeven voor statistieken. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers en de inhoud van formulierberichten worden niet als onderdeel van deze meting naar Google Analytics gestuurd.

CONTROLEPUNT VOOR PUBLICATIE: controleer dat Analytics en Tag Manager daadwerkelijk geblokkeerd blijven totdat toestemming is gegeven, en dat intrekken van toestemming verdere meting stopt. Pas deze paragraaf aan als je een andere inrichting gebruikt.

Je kunt statistische cookies weigeren en de website blijven gebruiken. Via Cookie-instellingen kun je je keuze wijzigen of je toestemming intrekken. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

In ons cookiebeleid vind je meer informatie over de gebruikte cookies, hun doelen en looptijden.

CONTROLEPUNT VOOR PUBLICATIE: voeg hier de werkende link naar het door Complianz aangemaakte cookiebeleid toe. Zorg daarnaast voor een blijvend bereikbare knop of link waarmee bezoekers hun cookievoorkeuren kunnen aanpassen.

5. Welke dienstverleners gebruiken we?

We gebruiken onderstaande dienstverleners voor onze bedrijfsvoering. Zij ontvangen of verwerken gegevens voor zover dat nodig is voor hun taak:

• Hostinger: voor websitehosting en de technische beschikbaarheid van onze website.
• Microsoft 365: voor zakelijke e-mail en correspondentie.
• OneDrive: voor het opslaan en delen van zakelijke documenten, zoals offertes en klantbestanden.
• HubSpot: voor het beheren van contactgegevens, aanvragen, klantrelaties en gespreksnotities.
• Make: voor het automatiseren van werkprocessen en het doorgeven van noodzakelijke gegevens tussen onze systemen.
• Google: voor websiteanalyse met Google Analytics 4 en het beheren van meetcodes via Google Tag Manager.
• e-Boekhouden.nl: voor facturatie en de financiële administratie.

Wanneer een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, zijn daarvoor afspraken nodig over onder meer beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van gegevens. Waar vereist leggen we deze vast in een verwerkersovereenkomst.

We kunnen daarnaast gegevens verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of voor de behandeling van een juridisch geschil.

6. Verwerking buiten de EER

Sommige van onze dienstverleners werken internationaal. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of van buiten de EER toegankelijk zijn.

AANVULLEN VOOR PUBLICATIE: controleer bij Hostinger, Microsoft, HubSpot, Make en Google welke opslaglocaties, internationale toegang en doorgiftemechanismen op jouw accounts van toepassing zijn. Vermeld hier de betrokken landen en de toepasselijke waarborgen, zoals een geldig adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met eventuele aanvullende maatregelen.

Via info@kozijnsync.nl kun je informatie opvragen over de toepasselijke waarborgen en hoe je daarvan een kopie kunt verkrijgen.

7. Hoelang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wettelijke bewaarplichten of een concreet geschil kunnen aanleiding geven om bepaalde gegevens langer te bewaren.

• Contact- en leadcheckaanvragen zonder samenwerking: [VUL TERMIJN IN] na het laatste inhoudelijke contact.
• Klantdossiers en correspondentie: [VUL TERMIJN IN] na beëindiging van de samenwerking.
• Financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
• Gebruikers- en gebeurtenisgegevens in Google Analytics: [VUL DE INGESTELDE GA4-BEWAARTERMIJN IN]. Geaggregeerde rapportages kunnen langer beschikbaar blijven.
• Technische beveiligingslogs: [VUL TERMIJN IN], tenzij onderzoek naar een incident langer bewaren noodzakelijk maakt.
• Toestemmingsregistraties: [VUL TERMIJN IN]. De looptijden van afzonderlijke cookies staan in het cookiebeleid.

8. Beveiliging

De beveiliging van persoonsgegevens stemmen we af op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

AANVULLEN VOOR PUBLICATIE: beschrijf de maatregelen die je daadwerkelijk toepast. Controleer bijvoorbeeld HTTPS, tweefactorauthenticatie, toegangsbeperking, updates en beveiligde back-ups. Vermeld alleen maatregelen die zijn ingesteld.

9. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden heb je het recht om:

• Je persoonsgegevens in te zien.
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Je gegevens te laten verwijderen.
• De verwerking te laten beperken.
• Je gegevens in een bruikbaar digitaal formaat te ontvangen of te laten overdragen.
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Eerder gegeven toestemming in te trekken.

Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

Je kunt een verzoek sturen naar info@kozijnsync.nl . Vermeld duidelijk waarop je verzoek betrekking heeft.

We reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We informeren je daarover binnen de eerste maand, met uitleg over de reden.

Wanneer dat nodig is, vragen we aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .

10. Gegevens verstrekken

Het invullen van een contact- of leadcheckformulier is vrijwillig. Sommige gegevens zijn nodig om je aanvraag uit te voeren of contact met je op te nemen. Als je die gegevens niet verstrekt, kunnen we je aanvraag mogelijk niet behandelen.

Voor een samenwerking zijn daarnaast gegevens nodig om afspraken uit te voeren en aan administratieve verplichtingen te voldoen.

11. Automatisering en besluitvorming

We gebruiken automatisering om gegevens tussen systemen te verwerken en werkzaamheden te ondersteunen. Bijvoorbeeld bij het registreren en doorgeven van een aanvraag.

BEVESTIG VOOR PUBLICATIE: er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft of mensen op een vergelijkbare manier wezenlijk raakt. Als dit wel gebeurt, beschrijf dan de werking, betekenis en verwachte gevolgen daarvan.

12. Gegevensverwerking voor klanten

Bij werkzaamheden voor een kozijnbedrijf kunnen we namens dat bedrijf persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld bij het beheren van een aanvraagformulier. Onze rol en de bijbehorende afspraken leggen we afzonderlijk vast.

Wanneer we als verwerker optreden, blijft het betreffende kozijnbedrijf verwerkingsverantwoordelijke. Bij aanvragen voor dat bedrijf hoort de privacy-informatie van die organisatie. Deze verklaring vervangt die informatie niet.

13. Wijzigingen en contact

We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De actuele versie staat op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je aanvullend wanneer dat nodig is.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem contact op met Dylan Achterberg via info@kozijnsync.nl .